Управление временем

Поймать пожирателей времени

И куда опять ушло время?
Уже который день собираюсь позаниматься английским. Ну хотя бы полчаса! Или минут 15-20. Даю себе слово: обязательно вечером - перед сном - завтра, точно! На следующий день все то же самое: позанимаюсь среди дня - по дороге на работу - ну конечно, вечером - завтра... Вооружившись советами специалистов по тайм-менеджменту, попыталась найти поглотители времени. Вот что получилось:
Интернет - как же без этого:) - посещение сайтов;
телефонные звонки;
отсутствие приоритета в задачах;
застревание на мелочах;
нет настроения;
львиную долю времени поглощает рутина.

Вы можете сделать то же самое - найти свои собственные "ловушки" времени.
Также можете выбрать то, что отвлекает вас от дел из списка основных времяпоглотителей

СПИСОК ОСНОВНЫХ ВРЕМЯПОГЛОТИТЕЛЕЙ.
1.Нечеткая постановка цели
2.Отсутствие приоритетов в делах
3.Попытка сразу все сделать за один раз
4.Отсутствие четкого представления о предстоящих задачах и путях их решения
5.Неэффективное планирование дня
6.Недостаток мотивации, индифферентное отношение к работе
7.Личная неорганизованность, поиски информации (записей, адресов, телефонов), нужных вещей и т.д.
8.Неумение сказать 'нет'
9.Неумение довести дело до конца
10.Отвлекающие телефонные звонки, разговоры, переписка и т.д.
11.Стремление отложить "на потом"
12.Незапланированные встречи, беседы и переговоры
13.Некомфортные условия (шум и т.д.)
14.Излишняя дотошность, застревание на мелочах, желание знать все факты
15.Отсутствуют необходимые ресурсы


Техники управления временем

Метод Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Выделяют 4 категории дел по критериям – важности и срочности:
Задачи А. Важные и срочные, которые необходимо выполнять без промедления. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком.
Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
Задачи В. Неважные и срочные, от которых можно отказаться или их перепоручить. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п.
Задачи Г. Неважные и несрочные. Это те самые поглотители времени. Устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето - 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта - способ графического представления времени выполнения задач. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:
Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель Позволяет провести «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».

Список задач или to do list - это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Многие задачи можно детализировать, образуя иерархию. Крупное действие может биться на более мелкие и конкретные, что помогает лучше понять, какие шаги необходимо предпринять.

Карточки Гастева
А.Гастев еще в двадцатых годах ХХ в. разработал карточки учета личного времени. Эта карточка заводится на один день. В левой части карточки вы записываете свой вид деятельности, справа отмечаете время, которое затратили на данный вид работы. Время отмечаете в масштабе: одна клеточка - 30 минут. http://www.blogger.com/img/blank.gif

Первый этап
Вы проводите учет времени в течение одной недели, в это время графа "код" не заполняется. В графе "Вид деятельности" фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени - 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.

Второй этап
В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 - 4 кодам. Оптимальное их число - 15-20. Например:

- составление документов (изображены строчки документа),

- чтение художественных книг (изображена книга),

- просмотр телевизионных программ,

- процедуры умывания (изображено стекло - после умывания стал "чистым как стеклышко") и т.п.

- потери времени.
После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета.

График анализа времени
Слева в вертикальном столбце вы пишете коды видов деятельности. Горизонтальная линия дает масштаб времени, в качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.